Überblick behalten – Stress reduzieren

Die unliebsamen kleinen Dinge zuerst wegschaffen und dann die größeren kreativen Aufgaben angehen, die mehr Konzentration erfordern – wenn Sie beruflich oder privat vor einem Berg an Aufgaben stehen, könnte so eine klare Strategie für Ihr Selbstmanagement aussehen. Selbstorganisation bedeutet, anstehende Aufgaben zu organisieren und zu strukturieren. Und am besten so, dass diese in Ihren individuellen Tagesrhythmus passen. Das kann sowohl im Beruf, als auch für Haushalt und das Familienleben mehr innere Ruhe und weniger Stress bedeuten.

Wie wichtig und gefragt ein gutes Selbstmanagement ist, zeigt sich, wenn man den Begriff "Selbstorganisation" einfach mal bei Google eingibt: Ungefähr 1.570.000 Ergebnisse. Unter den vielen Möglichkeiten gilt es natürlich die passende Methode für sich selbst herauszufiltern. Dennoch gibt es in Sachen Selbstorganisation für Beruf und Alltag ein paar grundlegende Punkte, die dabei unterstützen Stress zu reduzieren und uns obendrein mehr innere Ruhe empfinden lassen. Probieren Sie es aus – für mehr Effizienz und gleichzeitig mehr Ruhe und Entspannung.

To-do-Liste – für mehr Ruhe und Entspannung

Grundsätzlich gilt: Ein System für die Selbstorganisation sollte so einfach wie möglich sein. Das Wichtigste ist, sich erstmal einen Überblick über die bevorstehenden Aufgaben zu verschaffen. Am besten schreiben Sie einfach alles auf, was Sie gerne erledigen wollen – kurze Stichworte reichen vollkommen aus. Das entlastet den Kopf, reduziert so Stress und wir vergessen nichts. Haben Sie eine Aufgabe erledigt, wird diese abgehakt. Das macht den Fortschritt sichtbar und motiviert uns. Besonders beliebt dafür: sogenannte To-do-Listen. Diese gibt es mittlerweile in den verschiedensten Formen: Ob analog als Terminkalender mit Aufgabenspalten, als ganzes To-do-Buch oder eine einfache Liste auf Papier. Auch zahlreiche digitale Anwendungen für Computer und Smartphone unterstützen uns bei der Planung und Verwaltung von Aufgaben.

Der erste Schritt zur Selbstorganisation: Das schriftliche Festhalten der Aufgaben als fixe Routine. Nehmen Sie sich daher täglich ein paar Minuten Zeit, damit Sie sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben verschaffen können – am besten zu Beginn und gegen Ende des Arbeitstages. So können Sie morgendlichen Stress reduzieren, indem Sie genau wissen, was heute zu tun ist. Abends bleiben sie entspannter und finden besser zur inneren Ruhe, weil Sie sich vergewissert haben, dass auch der morgige Tag schon organisiert ist. Das hilft zusätzlich dabei, anstehende Aufgaben nicht mit in den Feierabend zu nehmen.

Innere Ruhe unterstützen: Aufgaben strukturieren nach dem Eisenhower-Prinzip

Bei der Strukturierung von Aufgaben und To-dos ist Ihnen ein Begriff sicher schon öfter über den Weg gelaufen: Priorisierung oder auch Prioritäten setzen. Im Grunde steckt dahinter, dass die zu erledigenden Aufgaben anhand eines oder mehrerer Faktoren in eine Rangfolge gebracht werden, nach der sie erledigt werden sollen. Dieses Vorgehen hilft uns den Überblick zu behalten und Stress zu reduzieren. Der amerikanische General und Präsident Dwight D. Eisenhower praktizierte eine einfache Methode, um Aufgaben zu strukturieren. Mit dieser Methode fällt es leichter, zu entscheiden, womit man beginnt. Die To-dos werden nach den Faktoren Dringlichkeit und Wichtigkeit geordnet:

•  Dringend und wichtig: sofort selbst erledigen

• Dringend und nicht wichtig: an kompetente Mitarbeiter delegieren

• Nicht dringend, aber wichtig: Aufgabe exakt terminieren und dann persönlich erledigen

• Nicht dringend und nicht wichtig: nicht bearbeiten

Zeitmanagement

Das A und O für mehr innere Ruhe in Alltag und Beruf: ein gutes Zeitmanagement. Dafür gilt es zu überlegen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe brauchen. Planen Sie aber lieber immer etwas mehr Zeit ein, das lässt Puffer für Unvorhersehbares. Faustformel: 60 % der Zeit verplanen, 40 % für Unvorhergesehenes frei lassen. Kalendereinträge oder Erinnerungen können dabei helfen, die Aufgaben zur gewünschten Zeit zu erledigen.

Pausen einplanen

Selbstorganisation besteht nicht nur aus der Abarbeitung einer langen To-do-Liste, auch Pausen sind wichtig, um Stress zu reduzieren. Denn: Wir sind nicht unbegrenzt leistungsfähig, wenn wir müde sind, fallen uns unsere Aufgaben viel schwerer. Eine Pause sorgt für Regeneration und frischen Schwung. Füllen Sie Ihre Pausen mit Tätigkeiten, die Ihnen gut tun, wie z.B. einen Spaziergang an der frischen Luft oder ein wohltuender Powernap.

Lassen Sie den Tag Revue passieren

Nehmen Sie sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit, um zu Überlegen was Sie heute alles erledigt haben – und seien Sie stolz darauf! Das fördert ein Gefühl von Ruhe, Entspannung und Zufriedenheit. Dazu gehören auch die Dinge, die nicht auf der Liste standen, weil sie vielleicht ungeplant aufgetaucht sind. Machen Sie sich bewusst, was Sie geschafft haben und belohnen Sie sich. Anerkennung und Wertschätzung sich selbst gegenüber tun gut und sind wichtig für das Selbstvertrauen.

Darüber hinaus gilt:

Selbstorganisation kann nicht alle Probleme lösen. Bei Unvorhergesehenem hilft oft auch die beste Strukturierung nicht. Doch wenn wir wissen, dass alles andere durch eine gute Planung und Organisation in trocknen Tüchern ist, können wir uns langfristig mit einer größeren inneren Ruhe auf unvorhergesehene Aufgaben und zeitintensive Planänderungen einlassen.

Wenn Sie noch etwas Anlaufschwierigkeiten bei der Selbstorganisation haben: Keine Sorge, Selbstorganisation ist immer auch „Learning by Doing“. Und mit der Zeit finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert und für Ihre Lebensumstände am sinnvollsten ist, um Stress zu reduzieren und mehr Ruhe und Entspannung zu erfahren.